Comment doit être équipée la salle de réunion de demain ?
Écrans tactiles, tableaux de bord interactifs, pieuvres téléphoniques… autant d’équipements à réfléchir pour votre salle de réunion. Mais qu’en est-il vraiment ? En réalité, le choix dépendra de la taille de la salle de réunion ainsi que d’autres éléments à prendre en considération tels que le type de réunions qui y seront menées.
Les salles de réunions : un espace réaménagé en fonction des conditions sanitaires
En effet, avec la crise sanitaire, les habitudes professionnelles sont chamboulées. Les webconférences sont privilégiées tandis que les déplacements sont limités au strict minimum pour protéger les salariés.
De plus, l’aménagement des salles a également été modifié en profondeur, notamment dans les grandes villes, comme Paris ou Marseille où le taux d’incidence est le plus élevé : ainsi des mesures particluères sont mises en place par les professionnels pour organiser correctement votre réunion à Paris. Exit donc les salles de réunion pensées pour optimiser l’espace, désormais ce sont les salles polyvalentes qui prévalent tout comme la prise en compte native de la distanciation. L’intégration du facteur sanitaire dans l’agencement de la future salle de réunion est obligatoire.
Contrairement aux idées reçues, les salles de réunion sont tout à fait compatibles avec les normes sanitaires actuelles. Pour ce faire, une préparation est néanmoins nécessaire. En fonction des mesures à respecter et des nouvelles évolutions à venir, le réaménagement de l’espace est nécessaire selon la capacité d’accueil de la salle. Les gestes barrières doivent être respectés, à l’exemple de la distanciation sociale instaurée entre les participants. Pour cela, l’agenceur de salle devra volontairement banaliser une chaise sur 2 pour créer automatiquement cette distanciation.
Les équipements indispensables de la future salle de réunion
Les équipements d’une salle de réunion diffèrent selon l’usage de cette salle. Ainsi, une salle dédiée à la créativité ou au travail en groupe nécessitera tous les équipements facilitant la recherche et le travail collectif. En plus de l’équipement classique tel que les pointeurs, les pieuvres téléphoniques, vous devrez privilégier des équipements favorisant les échanges en groupe. Ainsi, investir dans un tableau blanc interactif semble inévitable.
En revanche, une salle dédiée principalement à la visioconférence devra être équipée d’un réseau internet haut-débit ainsi que des appareils électroniques associés à la technologie visio. Ces salles devront être équipées d’écrans d’affichage, de webcams, de tablette tactile pour faciliter les partages sur écran, etc. Un visualiseur est également conseillé pour faciliter le partage d’une démonstration manuelle.
En effet, dans un contexte d’internationalisation des business, les réunions intègrent de plus en plus de salariés ou clients situés aux 4 coins du monde. Pour cela, il est important de disposer d’un réseau internet à haut débit afin d’assurer les divers échanges avec les partenaires, clients, ou collègues externes. Cela est d’autant plus vrai lorsque les participants échangent en visio par l’intermédiaire d’équipements spécifiques (webcam, enceinte amplifiée, etc.) nécessitant une excellente connexion à internet.